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May, 2014
 
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  Amiportal: centralice y asegure sus datos
 
     
 

Centralice y asegure sus datos a la vez que subcontrata los procesos que no son esenciales

Los documentos y registros de empresas y family offices (gestión de activos e inversiones familiares) se deberían considerar como activos fundamentales para las decisiones comerciales, las transacciones y para relacionarse con las autoridades, las instituciones financieras y otros negocios.

Nos encontramos con empresas y family offices que almacenan registros en numerosos lugares y de formas muy variadas. Por ejemplo, los registros de los servicios de secretaría en la empresa son llevados a cabo por las áreas legales; los estados contables y las declaraciones juradas de impuestos con las actividades tributarias y financieras y la correspondencia con las autoridades gubernamentales podrían almacenarse en depósitos.

Amiportal está diseñado para abordar sus necesidades de gestión y almacenamiento de documentos que constituyen la base de sus acuerdos legales, financieros, de tesorería y tributarios.

Amicorp le brinda a nuestros clientes empresariales, family offices e intermediarios, además de a las entidades que no están administradas por Amicorp, acceso directo a la documentación a través del sitio web seguro de Amiportal, mediante el uso de nuestra tecnología de información mejorada.

Amiportal le ofrece accesibilidad y velocidad, mientras que también mantiene y mejora la seguridad y confidencialidad de la información. Sus datos se conservan de manera segura en nuestros propios servidores ubicados en Suiza. Puede acceder de manera digital a toda la documentación y facturas de la entidad en cualquier momento, desde cualquier ubicación que elija. Amiportal también le ofrece la posibilidad de relacionarse fácilmente con su gerente de cuentas de Amicorp.

Entre los principales beneficios se incluyen:

  • Protección y conservación (¿durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos?)
  • Consolidación de los registros en un solo lugar
  • Organización que permite un fácil acceso: acceso inmediato a los archivos de la entidad
  • Los documentos se pueden descargar y revisar en cualquier momento
  • Información en tiempo real sobre las funciones administrativas del servicio
  • Acceso fácil para la actualización de documentos en el archivo digital seguro
  • Elimina la necesidad de almacenar datos confidenciales en la oficina
  • Información sobre el estado de constitución y otros procesos que la entidad debe realizar
  • Procesos de constitución de la entidad más rápidos y eficientes
  • La centralización le permite aumentar su comunicación y la capacidad de respuesta del servicio
  • Facilidad de implementación
  • Acceso seguro a la cartera de productos de Amicorp
Con Amiportal se evitan:
  • Los errores que surgen del uso de un director inadecuado o la participación personas que tienen firma registrada en el banco no apropiadas
  • Las ineficiencias que surgen cuando se responde a los pedidos de cumplimiento emitidos por instituciones financieras y autoridades normativas
  • Errores acerca de la estructura empresarial, de acciones y deudas
  • Confusión sobre documentación desactualizada o de versiones diferentes
  • Copias extraviadas de las actas del directorio o de la documentación de las transacciones
  • Pérdida o destrucción de la documentación

Resumen de las características principales

Vista de la información de la entidad

Amicorp digitaliza toda la documentación relacionada con cada entidad y la actualiza en Amiportal. Toda la documentación se proporciona de manera segura a la persona que usted elija y se la puede descargar en formato PDF. Se puede ver en línea la información sobre todas las empresas que sean clientes activos.
La información en línea incluye:

  • Información general: servicios y personal, contactos, correspondencia
  • Información legal y corporativa: acciones, socios, enmiendas, participación
  • Tesorería: cuentas bancarias, préstamos
  • Contabilidad, declaraciones juradas de impuestos y declaraciones anuales
  • Información y declaraciones financieras
  • Documentos comerciales: cualquier documentación de la entidad que guarde relación con aquella almacenada en nuestro archivo electrónico
  • Entidades futuras: con estado actual en el proceso de activación

Crear entidades nuevas

Para crear nuevas entidades en línea, los clientes deben completar un formulario de activación en línea. A continuación, se muestra la información de la entidad y el progreso en curso de la creación de todas las entidades nuevas.

Seguridad y copia de respaldo de los datos

Amicorp garantiza que la seguridad y la confidencialidad de los datos son de suma importancia y que ambas se protegen en todo momento. Los clientes tienen acceso solo a las cuentas de su propiedad que están vinculadas a través de un nombre de usuario y contraseña única. Una réplica de la base de datos se guarda en un servidor por separado. En caso de que exista algún desperfecto, el servidor de respaldo comienza a funcionar automáticamente, lo cual garantiza la disponibilidad de los datos para nuestros usuarios sin que estos se pierdan. La actividad del servidor y del portal está garantizada en un 99,9 %. Esta confianza reduce la probabilidad de que se pierdan archivos. Amicorp cuenta con la certificación ISO/IEC 27001:2005; puede estar seguro de que sus datos se encuentran protegidos.

Servicios de asistencia legal y administrativa

Podemos encargarnos del proceso de enviar facturas, preparar actas para las reuniones administrativas, crear estados contables, completar declaraciones de impuestos además de otros procesos periféricos.

Amicorp suministra muchos servicios de asistencia administrativa, que incluyen:

  • Controles de cumplimiento: verificación de antecedentes de personas físicas y entidades mediante bases de datos de cumplimiento reconocidas
  • Preparación de facturas: facturas que se producen periódicamente y que se distribuyen a cada persona de contacto de facturación de la empresa
  • Contabilidad y preparación de estados contables
  • Preparación de declaraciones juradas de impuestos: en base a los estados contables proporcionados o preparados podemos completar sus declaraciones de impuestos
  • Redacción de un borrador de documentos legales estándares y de acuerdos, en caso de ser necesario, actas de las asambleas generarles ordinarias, formularios de presentaciones ante organismos gubernamentales, formularios de apertura de cuentas bancarias, etc.
  • Realización de auditorías de su información a petición para garantizar el cumplimiento de la ley FATCA/BEPS.

La implementación de Amiportal

Lo guiamos a través de un proceso de cuatro pasos para implementar Amiportal:

  • Reunimos el conocimiento detallado que figura en la base de datos existente y la información que este contiene para entender sus necesidades particulares.
  • Sus datos migran desde su base de datos hacia la nuestra. La transferencia de información y la digitalización de documentos en archivos, en caso de ser necesario, corre a cargo del personal de Amicorp.
  • Evaluamos cuidadosamente la comunicación y los procesos para garantizar que las líneas de comunicación establecidas sean suficientes.
  • Usted “comienza a operar” cuando el período de evaluación haya concluido de manera exitosa.

Acérquese a la oficina de Amicorp más cercana para analizar otras solicitudes o una solicitud simple del folleto de AmiPortal que se le enviará por correo electrónico.

     
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Hedde Plas
Global Head BPO
Tel.: +31 20 578 8388
Email: h.plas@amicorp.com
Antonino Sardegno
Zurich
Tel.: +41 442 003 255
Email: a.sardegno@amicorp.com
David Stone
Singapore
Tel.: +65 6532 2902
Email: d.stone@amicorp.com
           
Debashish Dasgupta
Dubai
Tel.: +971 4 319 7365
Email: d.dasgupta@amicorp.com
Edward Yum
Hong Kong
Tel.: +852 3105 9882
Email: e.yum@amicorp.com
Mark Sexton
Montevideo
Tel.: +598 9833 8110
Email: m.sexton@amicorp.com
           
Tom Weymouth
London
Tel.: +44 207 977 1250
Email: t.weymouth@amicorp.com
Tony Izelaar
Monaco
Tel.: +377 9350 7418
Email: t.izelaar@amicorp.com
   
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  Disclaimer

This document is prepared for general information purposes only. Amicorp Group does not provide tax or legal advice to its clients. Any opinions contained herein should not be construed or interpreted as advice provided by Amicorp Group.